Fakt zgonu może w urzędzie zgłosić albo współmałżonek zmarłego lub zmarłej, albo inny członek rodziny: dzieci, wnuki, prawnuki, rodzice, dziadkowie, brat, siostra, siostrzenica, bratanek, teść. Może to też zrobić pełnomocnik którejś z tych osób (uwaga: w przypadku, kiedy śmierć nastąpiła w szpitalu lub w zakładzie opiekuńczym, obowiązek zgłoszenia w USC spada właśnie na te instytucje).
Jednak obojętnie, kto by to nie był, ma na to ograniczony czas: o zgonie trzeba poinformować urzędników w ciągu trzech dni od dnia wystawienia przez lekarza karty zgonu. Ale uwaga – jeśli ktoś zmarł w wyniku choroby zakaźnej – już tylko 24 godziny od momentu zgonu.
Informację o śmierci przekazujemy urzędowi właściwemu dla miejsca zgonu, a nie miejsca zamieszkania zmarłej osoby. Przykładowo, jeśli mieszkaniec Wrocławia umrze podczas wakacji w Mikołajkach, ten fakt należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego w Mikołajkach, a nie we Wrocławiu.
Idąc w tej sprawie do USC trzeba mieć ze sobą trzy dokumenty:
- kartę zgonu, którą wypisuje lekarz stwierdzający zgon,
- dowód osobisty zmarłej/zmarłego,
- swój dokument tożsamości, czyli np. dowód osobisty lub paszport.
Przepisy mówią, że kierownik USC powinien sporządzić akt zgonu niezwłocznie, w dniu jego zgłoszenia. Musi też wydać trzy – również bezpłatne – odpisy skrócone aktu zgonu. Jednak, jeśli z różnych przyczyn – np. awarii sprzętu itp. – nie może tego zrobić, musi fakt zgłoszenia zgonu potwierdzić w karcie zgonu, a pozostałych formalności – dopełnić „w najbliższym możliwym terminie”.
Po zgłoszeniu zgonu zmarły zostaje automatycznie wymeldowany z miejsca pobytu stałego lub czasowego, a jego dowód osobisty staje się nieważny.
Dopiero mając w ręku akt zgonu można się udać do administracji cmentarza, aby dopełnić formalności związanych z pochówkiem.
